Veuillez nous joindre à l'adresse support@facildata.com si vous ne trouvez pas de réponse à votre question.
o Les exploitants admin sont les propriétaires/gestionnaires des équipements. Ils ont accès à toutes les fonctionnalités sur l’application et le logiciel web sauf l’édition de rapports d’intervention. Ce sont les seuls qui peuvent créer et administrer les zones géographiques, les bâtiments, les types d’équipements, les entreprises de maintenance ou d’autres utilisateurs au profil contrôleur.
o Les contrôleurs sont chargés par le propriétaire/gestionnaire des équipements de contrôler le travail des mainteneurs. Ils peuvent être affectés à des zones géographiques et types d’équipements précis. Ils ont accès à toutes les fonctionnalités de l’application sauf l’édition de rapports d’intervention. Leur accès au logiciel web est limité mais ils peuvent quand même créer ou valider un équipement, un rapport ou un calendrier.
o Les gestionnaires de maintenance sont les responsables des entreprises de maintenance, désignés par un utilisateur au profil exploitant admin lors de la création d’une entreprise. Ils ont accès à l’application et peuvent créer un équipement ou remplir un rapport de maintenance, mais ces actions sont soumises à la validation d’un contrôleur ou exploitant admin. Ils ont aussi accès au logiciel web et peuvent y créer un calendrier de maintenance ou un équipement. Ce sont les seuls à pouvoir créer un utilisateur au profil mainteneur à qui il faut affecter aussi des zones géographiques.
o Les mainteneurs sont les techniciens de maintenance qui interviennent sur le terrain. Ils n’ont accès qu’à l’application qui leur permet de suivre leurs dates limites d’intervention, de localiser l’équipement, de planifier leur itinéraire et de remplir un rapport sur le terrain. Ils peuvent aussi créer un équipement ou intervention, affecter un QR code à un équipement, consulter la documentation technique et joindre des photos à leur rapport.
Seul le titulaire du compte Facildata peut créer d’autres utilisateurs au même profil exploitant admin que lui. Il peut le faire à partir de la section « exploitants admin » présente sur le volet gauche du logiciel web.
Les utilisateurs recevront des emails leur permettant de se connecter et choisir un mot de passe.
Seul un utilisateur au profil exploitant admin peut créer d’autres utilisateurs au profil contrôleur. Il peut le faire à partir de la section « contrôleurs » présente sur le volet gauche du logiciel web. Il doit leur affecter des zones géographiques et types d’équipements sans quoi ils n’auront accès à aucun des équipements.
Les utilisateurs recevront des emails leur permettant de se connecter et choisir un mot de passe.
Seul un utilisateur au profil exploitant admin peut créer d’autres utilisateurs au profil gestionnaire de maintenance. Il peut le faire à partir de la section « entreprises de maintenance » présente sur le volet gauche du logiciel web. Lors de la création de l’entreprise, un utilisateur est créé au nom du gestionnaire désigné. Il doit leur affecter des zones géographiques et types d’équipements sans quoi ils n’auront accès à aucun des équipements. Après création de l’entreprise, seul le gestionnaire de maintenance a ensuite la main pour modifier les informations de l’entreprise.
Les utilisateurs recevront des emails leur permettant de se connecter et choisir un mot de passe.
Seul un utilisateur au profil gestionnaire de maintenance peut créer d’autres utilisateurs au profil mainteneur. Il peut le faire à partir de la section « mainteneurs » présente sur le volet gauche du logiciel web. Il doit leur affecter des zones géographiques et types d’équipements sans quoi ils n’auront accès à aucun des équipements.
Les utilisateurs recevront des emails leur permettant de se connecter et choisir un mot de passe.
Seul un utilisateur au profil exploitant admin peut créer une zone géographique. Vous pouvez le faire depuis le volet gauche sur le logiciel web.
Les zones géographiques permettent de segmenter le parc immobilier et de n’affecter des entreprises de maintenance et utilisateurs qu’à certaines zones.
Il est nécessaire de créer au moins une zone géographique pour créer des bâtiments et équipements
Seul un utilisateur au profil exploitant admin peut créer un bâtiment et ses éléments (salles, niveaux, cages d’escalier). Vous pouvez le faire depuis le volet gauche sur le logiciel web. Vous êtes invités à renseigner le maximum d’informations sur le bâtiment ce qui permettra aux mainteneurs et contrôleurs de plus vite trouver les équipements.
Il est nécessaire de créer au moins un bâtiment pour pouvoir créer des équipements.
Seul un utilisateur au profil exploitant admin peut créer un type d’équipement. Vous pouvez le faire depuis le volet gauche sur le logiciel web.
Les types d’équipement permettent de regrouper les équipements similaires et de n’affecter des entreprises de maintenance et utilisateurs qu’à certains types. C’est aussi à partir des types que vous pouvez créer des calendriers de maintenance préventive.
Il est nécessaire de créer au moins un type pour pouvoir créer des équipements.
Sur l’application, en cliquant sur « Ajouter » sur le tableau de bord, depuis le « burger » menu ou en scannant un QR code vierge.
Sur le logiciel web, sur la page « Inventaire des équipements » ou sur la page « Détail » d’un bâtiment. Si vous disposez de votre inventaire et de votre historique sous un format excel, il est possible de tout importer. Veuillez nous contacter à cet effet à l’adresse support@facildata.com.
Tous les profils d’utilisateurs peuvent créer un équipement mais si c’est un mainteneur ou gestionnaire, toute création ou modification est soumise à la validation d’un contrôleur ou exploitant admin avant d’être prise en compte.
Vous devez avoir au préalable créé au moins une zone géographique, un bâtiment et un type d’équipement. Tous ces éléments peuvent être crées depuis le logiciel web par un utilisateur au profil exploitant admin.
Seuls les profils exploitant admin et contrôleur peuvent valider un équipement. La validation peut se faire depuis l’application, en cliquant sur la liste correspondante depuis le tableau de bord. Vous pouvez ensuite valider ou rejeter l’équipement en cliquant sur un des boutons en bas du carnet d’équipement. Un motif vous sera demandé en cas de rejet et tous les rapports de maintenance réalisés sur cet équipement seront aussi rejetés s’ils n’avaient pas été contrôlés au préalable.
La validation d’un équipement peut aussi se faire depuis le logiciel web, depuis le carnet d’équipement.
Seuls les profils exploitant admin et contrôleur peuvent supprimer un équipement. Vous pouvez le faire depuis l’application en bas du carnet d’équipement. Vous pouvez aussi le faire depuis le logiciel web, depuis l’inventaire ou depuis le carnet d’équipement.
Les interventions préventives sont destinées à prévenir toute anomalie sur un équipement. Elles peuvent être systématiques et créées automatiquement via des calendriers pour chaque type d’équipement ou manuellement sur chaque équipement.
Les interventions curatives sont créées manuellement lorsque survient une anomalie sur un équipement. Il faut créer une intervention curative pour signaler une panne / anomalie sur un équipement.
Les interventions d’astreinte sont des interventions curatives créées manuellement lorsque survient une anomalie sur un équipement en dehors des heures habituelles de travail.
Les interventions pour travaux sont des interventions ponctuelles pour réaliser des travaux, un remplacement d’équipement ou une levée de réserve par exemple.
Sur le tableau de bord de l’application, les intervention curatives et d’astreinte sont listées dans les interventions urgentes tandis que les interventions préventives et pour travaux sont listées dans les interventions planifiées.
Manuellement : Tous les profils utilisateurs peuvent créer manuellement une intervention depuis l’application.
Depuis l’application, en cliquant sur « Ajouter » sur le tableau de bord, depuis le menu ou depuis le carnet d’équipement. Vous pouvez créer une intervention curative et signaler en même temps une panne sur un équipement.
Depuis le logiciel web, vous pouvez créer manuellement une intervention depuis le carnet d’équipement.
Automatiquement :
Vous pouvez créer un calendrier de maintenance préventive et générer automatiquement des interventions sur un an ou plus, si la périodicité des interventions est inférieure à une par an. Pour ce, allez sur la page « Types d’équipements » du logiciel web et choisissez de modifier le type d’équipement concerné.
Vous pouvez alors ajouter un calendrier de maintenance préventive pour tout un type d’équipement. Si vous souhaitez créer un calendrier juste pour un équipement, il suffit de créer un type spécialement pour cet équipement puis de modifier le type de l’équipement sur son carnet.
Pour générer toutes les interventions automatiquement, il faut renseigner sur son carnet pour chaque équipement la date de première maintenance pour le calendrier nouvellement créé, depuis l’application ou le logiciel web. Cette date peut être renseignée dès la création de l’équipement même si aucun calendrier n’a pas encore été créé.
Vous avez la possibilité de créer par carnet de maintenance des points de contrôle (sous forme de check-list), qui peuvent être des gammes de maintenance et/ou des instructions à communiquer au mainteneur.
Les dates des interventions sont des dates limites à respecter par le mainteneur, qui peuvent correspondre à vos délais contractuels. Une fois l’intervention réalisée, vous pourrez consulter la date effective de réalisation et la comparer avec la date de réalisation.
Seuls les utilisateurs aux profils exploitant admin et contrôleur peuvent supprimer une intervention. Vous pouvez le faire depuis le logiciel web, sur le calendrier général des interventions. Un menu à 3 points à droite de chaque intervention permet de les supprimer.
Seuls les utilisateurs aux profils exploitant admin, contrôleur et gestionnaire peuvent créer un calendrier de maintenance préventive. Si la création est faite par un gestionnaire de maintenance, elle est soumise à la validation d’un contrôleur ou exploitant admin.
Vous pouvez créer un calendrier de maintenance préventive et générer automatiquement des interventions sur un an ou plus, si la périodicité des interventions est inférieure à une par an. Pour ce, allez sur la page « Types d’équipements » du logiciel web et choisissez de modifier le type d’équipement concerné.
Vous pouvez alors ajouter un calendrier de maintenance préventive pour tout un type d’équipement ou juste modifier le calendrier créé par défaut « Calendrier 1 ». Si vous souhaitez créer un calendrier juste pour un équipement, il suffit de créer un type spécialement pour cet équipement puis de modifier le type de l’équipement sur son carnet.
Pour générer toutes les interventions automatiquement, il faut renseigner sur son carnet pour chaque équipement la date de première maintenance pour le calendrier nouvellement créé, depuis l’application ou le logiciel web. Cette date peut être renseignée dès la création de l’équipement même si aucun calendrier n’a pas encore été créé.
Vous avez la possibilité de créer par calendrier des points de contrôle (sous forme de check-list), qui peuvent être des gammes de maintenance et/ou des instructions à communiquer au mainteneur.
Les dates des interventions sont des dates limites à respecter par le mainteneur, qui peuvent correspondre à vos délais contractuels. Une fois l’intervention réalisée, vous pourrez consulter la date effective de réalisation et la comparer avec la date de réalisation.
En créant une intervention curative ou d’astreinte :
o Depuis l’application, sur le carnet d’équipement en cliquant sur « Ajouter », sur le tableau de bord, ou depuis le menu. Vous devez créer une intervention curative ou d’astreinte et déplacer le bouton vert/rouge vers « Equipement hors-service ».
o Depuis le logiciel web, vous devez créer une intervention curative ou d’astreinte depuis le carnet d’équipement et déplacer le bouton vers « Equipement hors-service ».
En tant que gestionnaire ou mainteneur, vous pouvez signaler qu’un équipement a été réparé sur l’application en remplissant le rapport de l’intervention curative ou d’astreinte qui a été créée pour signaler la panne. Le rapport est accessible depuis le carnet de l’équipement.
Sur ce rapport, un bouton switch rouge vous permet de passer l’équipement de « hors-service » à « opérationnel » en vert.
Les points de contrôle se présentent sous forme de cases (check-list) que le mainteneur devra cocher lors de l’édition de son rapport d’intervention pour attester de la réalisation de l’action. Les points de contrôle sont disponibles pour les interventions préventives et peuvent être personnalisés pour chaque calendrier d’un type d’équipement.
Allez sur la page « Types d’équipements » du logiciel web et choisissez de modifier le type d’équipement concerné.
Vous pouvez créer un calendrier ou juste modifier le calendrier par défaut « Calendrier 1 » et créer ensuite jusqu’à 100 points de contrôle.
Vous pouvez utiliser les points de contrôle pour communiquer des instructions au mainteneur, comme par exemple la prise de photo.
Les utilisateurs au profil exploitant peuvent créer des points de contrôle. Ceux aux profils contrôleur ou gestionnaire aussi ils sont soumis à la validation d’un exploitant.
En affectant aux utilisateurs les équipements concernés par les interventions. Les équipements sont répartis en zones géographiques regroupant les bâtiments, puis en types.
Vous pouvez accéder à vos listes d’utilisateurs sur le volet gauche du logiciel web et les modifier. Veuillez dérouler ensuite les zones géographiques et choisir pour chaque zone le type d’équipement à affecter à l’utilisateur.
L’exploitant admin peut modifier les contrôleurs et entreprises de maintenance (et ainsi tous leurs gestionnaires).
Le gestionnaire de maintenance peut modifier ses mainteneurs.
Seuls les utilisateurs aux profils gestionnaire ou mainteneur peuvent remplir un rapport d’intervention, exclusivement depuis l’application.
Les rapports d’intervention doivent être remplis sur le terrain pour permettre à tous les utilisateurs de bénéficier d’une information la plus à jour possible.
Vous devez pour cela accéder au carnet d’équipement sur l’application, en scannant le QR code sur l’équipement ou en le recherchant sur l’ « Inventaire » accessible depuis le tableau de bord ou le burger menu. Cliquez ensuite sur le bouton « Rapport » en face de l’intervention concernée.
La date de début d’intervention ne peut être dans le passé. Il est souhaitable de commencer l’édition du rapport d’intervention sur le terrain afin de consulter les éventuelles instructions et l’historique de l’équipement avant l’intervention.
Vous êtes encouragés à laisser un commentaire ou une observation qui pourra servir aux intervenants ultérieurs. De la même façon vous pouvez consulter les rapports passés sur cet équipement depuis l’historique accessible sur le carnet d’équipement.
N’oubliez pas d’enregistrer votre rapport après avoir renseigné tous les champs obligatoires.
Le rapport peut toujours être modifié tant qu’il n’a pas été contrôlé. Vous pouvez le retrouver sur la rubrique « Dernier rapport » ou depuis l’historique du carnet d’équipement.
Seuls les utilisateurs aux profils exploitant ou contrôleur peuvent contrôler un rapport d’intervention.
Vous pouvez le faire sur l’application à partir du bouton prévu à cet effet sur le tableau de bord ou depuis chaque carnet d’équipement, en cliquant sur les interventions qui ont le statut « En attente de validation ». Vous pouvez valider ou rejeter le rapport en bas d’écran. En cas de rejet, vous serez invités à renseigner un motif qui sera communiqué au mainteneur. Vous pouvez à tout moment créer une nouvelle intervention.
Vous pouvez aussi le faire sur le logiciel web, depuis le carnet d’un équipement en cliquant sur le bouton à 3 points à droite de chaque intervention.
Vous pouvez utiliser la majorité des fonctions de l’application hors-connexion. Pour cela, ouvrez l’application lorsque vous disposez d’une connexion internet. L’application va synchroniser les équipements et interventions en quelques secondes.
Vous pourrez ensuite scanner le QR code d’un équipement sans connexion et accéder à son carnet, consulter son historique, remplir un rapport et charger des photos. Le rapport sera synchronisé lorsque vous retrouverez la connexion.
A noter que si vous souhaitez accéder aux documents techniques de l’équipement dans une zone hors-connexion, il faut les télécharger au préalable avec une connexion depuis le carnet d’équipement en pressant le bouton fléché vers le bas.
Vous pouvez créer une intervention manuellement en cliquant sur « Ajouter une intervention / Signaler une panne ».
Si vous êtes censé(e) réaliser une intervention préventive qui marque le début d’un calendrier, c’est qu’aucune date de première maintenance n’a été renseignée. Vous pouvez le faire en cliquant sur « modifier » sur le volet bleu en bas du carnet d’équipement. Vous pouvez ensuite renseigner une date de première maintenance sur le calendrier concerné et enregistrer en bas d’écran. Une intervention préventive a été créée et vous pouvez faire le rapport en cliquant sur le bouton de l’intervention.
Vous pouvez renseigner une date de première maintenance même si aucun calendrier n’a été créé pour ce type d’équipement, mais pour que les maintenances suivantes soient réalisables, il faut modifier le calendrier par défaut sur le détail d’un type d’équipement sur le logiciel web (profils exploitant, contrôleur ou gestionnaire uniquement).
Les éléments d’un bâtiment doivent être renseignés par un utilisateur au profil exploitant depuis la plateforme web. Si au moment de créer ou modifier un équipement sur l’application, vous ne trouvez pas la bonne salle ou niveau ou cage d’escalier, vous devez laisser ce champ vide en attendant qu’un exploitant renseigne ces informations sur le détail de son bâtiment.
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